صدور گواهینامه

گواهینامه یک سیستم مدیریت، شواهدی از انطباق شما با استانداردهای ملی یا بین المللی ارائه می دهد.

چگونه برای صدور گواهینامه معتبر آماده شویم؟

پس از تصمیم گیری در مورد سیستم مدیریتی که می خواهید پیاده سازی کنید، مراحل خاصی برای شروع وجود دارد. برخی از این نکات ساده برای شرکت هایی که به دنبال صدور گواهینامه اند بسیار ارزشمند هستند. این موارد را در نظر داشته باشید:

• مطمئن شوید که این فرآیند را با نگرش درست شروع کرده اید.
• درک کاملی از مفهوم مطرح شده در استاندارد داشته باشید و از آن به عنوان راهنما برای تعریف سیستم مدیریت خود استفاده کنید.
• مفاهیم استاندارد برای شرکت شما چه معنایی خواهد داشت.
• از استاندارد به عنوان ابزاری برای بهبود استفاده کنید.
• درک درستی از ریسک ها و فرآیندهایی داشته باشید که بر توانایی سازمان شما برای تحقق استراتژی تجاری خود تأثیر می گذارد.
• شریک خود (سازمان صدور گواهینامه / ثبت کننده) را با دقت انتخاب کنید.

چه مراحلی را باید طی کنیم؟

در زیر ۱۰ مرحله کلی را مشاهده خواهید کرد که شما را به سمت صدور گواهینامه سوق می دهد:

• دریافت متن استاندارد

  برای آشنایی با الزامات و تصمیم گیری در مورد اینکه آیا صدور گواهینامه/ثبت این استاندارد برای سازمان شما منطقی است یا خیر، یک نسخه از استاندارد را دریافت و مطالعه کنید. 

• مرور ادبیات

  حجم زیادی از اطلاعات منتشر شده در دسترس است که برای کمک به شما در درک و اجرای یک استاندارد طراحی شده است. همچنین توجه داشته باشید که برای برخی از استانداردها دستورالعمل هایی برای نحوه اجرای الزامات در یک سازمان ارائه شده است (مثلا ISO/TS 9002 که ISO 9001 و ISO 14004 که ISO 14001 را پوشش می دهد). از زمان خود برای بررسی آنچه در دسترس است استفاده کنید و بررسی کنید که چه مواردی می تواند برای فرآیند پیاده سازی شما مورد استفاده قرار گیرد.

• یک تیم جمع کنید و استراتژی خود را تعریف کنید.

  قبول یک سیستم مدیریت باید تصمیم استراتژیک کل سازمان باشد. این موضوع که مدیریت ارشد شما در فرآیند تصمیم گیری و پیاده سازی دخیل باشد، حیاتی است. مدیران ارشد استراتژی کسب و کار را تعیین می کنند و یک سیستم مدیریت کارآمد باید از آن پشتیبانی کند. علاوه بر این، شما به یک تیم اختصاصی برای توسعه و پیاده سازی سیستم مدیریت خود نیاز دارید.

• تعیین نیازهای آموزشی

  اعضای تیم شما که مسئول پیاده‌سازی و نگهداری سیستم(های) مدیریت هستند، باید جزئیات کامل استاندارد(های) قابل اجرا را بدانند. طیف گسترده ای از آموزش ها، کارگاه ها و سمینارها برای رفع این نیازها طراحی شده است. ما تعدادی از این دوره ها را ارائه می دهیم. برای اطلاعات بیشتر با دفتر KQR تماس بگیرید.

• بررسی شرکت های مشابه
  

  تجربیات شرکت های مشابه می تواند به شما در مورد یک برنامه استراتژی کاربردی، واقع بینانه و مقرون به صرفه برای اجرا کمک کند.

• مستندات سیستم مدیریت خود را توسعه دهید

  یک پلت فرم مناسب برای مستندات سیستم مدیریت خود در نظر بگیرید (مثلاً نرم افزار خاص، مبتنی بر نقشه فرآیند، مبتنی بر شیرپوینت یا …). بستر مناسب برای اطمینان از مدیریت، ارتباطات و پیاده سازی موثر مهم است. سیستم مدیریت شما باید خط مشی ها و عملیات شرکت شما را تشریح کند. این اسناد شامل فرآیندهای مربوطه و سایر اطلاعات مستند مورد نیاز برای پشتیبانی از شما در دستیابی به نتایج مورد نظر و الزامات استاندارد می باشد.

• فرآیندهای خود را تعیین، مدیریت و مستند کنید

  گام مهمی در ایجاد سیستم مدیریتی شما این است که فرآیندهای مورد نیاز و تعاملات آنها را مطابق با خط مشی ها، استراتژی و اهداف خود تعیین کنید. این فرآیندها باید حوزه هایی مانند موارد زیر را پشتیبانی کنند:  
  – تحقق محصول و خدمات (فرایندهای عملیاتی)
  – برآوردن نیازها و انتظارات مشتریان و سایر ذینفعان
  – فرآیندهای مدیریت، از جمله اندازه گیری، تجزیه و تحلیل، بهبود و نوآوری

• سیستم مدیریت خود را پیاده سازی کنید

  ارتباطات و آموزش کلید اجرای موفقیت آمیز است. در مرحله اجرا، سازمان شما بر اساس فرآیندهای تعیین شده و معیارهای مرتبط برای مستندسازی و نشان دادن اثربخشی سیستم مدیریت کار خواهد کرد.

• ارزیابی اولیه را در نظر بگیرید

  شما می توانید انتخاب کنید که یک ارزیابی اولیه از پیاده سازی سیستم مدیریتی خود توسط یک سازمان صدور گواهینامه/ثبت کننده داشته باشید. هدف شناسایی عدم انطباق یا نقاط ضعف است و به شما اجازه می دهد تا قبل از شروع فرآیند اصلی صدور گواهینامه، این موارد را اصلاح کنید. مشاهده عدم انطباق به این معنی است که ناحیه خاصی از سیستم های مدیریتی شما با الزامات استاندارد مطابقت ندارد. 

• یک نهاد صدور گواهینامه/سازمان ثبت را انتخاب کنید

  رابطه تجاری شما با سازمان صدور گواهینامه/ ثبت کننده برای سال های زیادی برقرار خواهد بود، زیرا گواهی شما باید حفظ شود. برای داشتن یک سیستم مدیریت کارآمد، بهبود مستمر امری کلیدی است. KQR به شما کمک می کند تا با رویکرد مشارکت، ممیزی مبتنی بر ریسک و ابزارهای دیجیتال، کارایی و بهبود را در مسیر صدور گواهینامه به حداکثر برسانید.

گواهینامه معتبر چیست؟

اعتبار سنجی، صلاحیت نهاد صدور گواهینامه/ثبت کننده را تأیید می کند. برای تحقق معیارهای اعتباربخشی، یک مرجع اعتبار سنجی نهاد/ثبت کننده گواهی را ارزیابی می کند تا تأیید کند که سازمان/ثبت کننده گواهی با الزامات موجود مطابقت دارد. این روشی است که برای ارزیابی ممیزان، مانند نهادهای صدور گواهینامه از جمله KQR، انجام می گیرد.

گواهینامه معتبر شخص ثالث چیست؟

گواهینامه معتبر سیستم های مدیریت برای نشان دادن انطباق با یک استاندارد به روشی قابل اعتماد استفاده می شود. استفاده از یک نهاد صدور گواهینامه شخص ثالث معتبر نشان می دهد که شرکت ممیز استانداردهای کیفی مورد نیاز تعیین شده توسط مرجع اعتبار سنجی را برآورده می کند.

برای بررسی وضعیت اعتبار گواهینامه به این لینک مراجعه کنید.

چگونه گواهینامه معتبر بگیریم؟

یک سیستم مدیریت موفق سیستمی است که به طور مداوم بهبود یابد. سیستم مدیریت و گواهینامه شما باید حفظ شود. بنابراین، گواهینامه معتبر شامل یک چرخه ۳ مرحله ای است:

• صدور گواهینامه اولیه
• نگهداری سالانه گواهینامه
• صدور گواهینامه مجدد هر ۳ سال یکبار

صدور گواهینامه اولیه

۱. مذاکرات اولیه

برای هماهنگی ممیزی، باید بدانیم چه چیزی برای سازمان شما مهم است. ما باید درک روشنی از استراتژی کسب و کار شما و شرایطی داشته باشیم که بر توانایی شما برای رسیدن به استراتژی مذکور تأثیر می گذارد. معمولا ۱ تا ۳ حوزه تمرکز که ممیزی بر آنها تمرکز خواهد کرد، شناسایی می شود. حوزه های تمرکز باید به سیستم مدیریت مرتبط باشند و ریسک ها یا فرصت هایی را که برای شما مهم هستند منعکس کنند. توافق در زمینه‌های تمرکز، یک تلاش مشترک است و ممیزان ما می‌توانند در صورت لزوم برای پیشنهاد حوزه‌های تمرکز کمک کنند. مدیریت ارشد باید در این مرحله مشارکت داشته باشد.

برای شروع فرایند صدور گواهینامه حتما فرم درخواست خدمات ممیزی را از این لینک تکمیل کنید.

۲. بررسی اسناد و مدارک

سرممیز ما اسناد سیستم مدیریت شما را ارزیابی می کند. گزارش بررسی مستندات شامل یافته های این فرآیند خواهد بود.

این گزارش نشان می‌دهد که آیا سازمان شما آماده انجام ممیزی صدور گواهینامه است یا خیر. بررسی اسناد می تواند قبل از بازدید اولیه انجام شود یا به عنوان بخشی از بازدید اولیه انجام شود.

۳. بازدید اولیه (ممیزی مرحله اول)

قبل از ممیزی اصلی، ما معمولاً یک بازدید اولیه از سازمان شما انجام می دهیم. بازدید اولیه را می توان با بررسی مستندات ترکیب کرد. بازدید اولیه دو هدف را دنبال می کند:

• برای بررسی میزان آمادگی سیستم مدیریت شما برای ممیزی گواهینامه، یعنی بررسی مستندات، بررسی روش های اجرایی، دیدن امکانات و بررسی مختصر اجرای سیستم مدیریت.
• بررسی و تعیین حوزه تمرکز و توافق بر روی یک تا سه حوزه تمرکز خاص که ممیزی بر آنها تمرکز خواهد کرد.

بر این اساس، محدوده و برنامه ممیزی مورد توافق قرار می گیرد.

۴. ممیزی صدور گواهینامه (مرحله دوم)

ممیزی صدور گواهینامه شامل مصاحبه، بررسی، مشاهدات سیستم در حال اجرا و بررسی اسناد مربوطه است. در طول این فرآیند، درجه انطباق سیستم مدیریت شما با الزامات استاندارد انتخابی و عملکرد در مناطق متمرکز مشخص شده را ارزیابی می کنیم. زمانی که از مطابقت با استاندارد مبنا اطمینان حاصل کردیم، شما را برای صدور گواهینامه توصیه می کنیم. یافته ها، از جمله عدم انطباق ها، و نتیجه گیری در پایان ممیزی در جلسه پایانی ارائه شده و در گزارش ممیزی گنجانده می شود. پس از ممیزی، باید در یک مهلت توافق شده به موارد عدم انطباق رسیدگی و پاسخ دهید.

۵. تصمیم گیری برای صدور گواهینامه

سرممیز ما تأیید می کند که شما به درستی به موارد عدم انطباق رسیدگی کرده اید. بر اساس یک نتیجه مثبت، او گواهینامه را توصیه می کند. تصمیم صدور گواهینامه پس از بررسی داخلی مستقل توسط KQR اتخاذ می شود. پس از یک تصمیم مثبت، در مدت زمان کوتاهی گواهینامه را دریافت خواهید کرد.

نگهداری سالانه گواهینامه

در این مرحله شما فرایند دریافت گواهینامه اولیه را تکمیل کرده اید و می توانید به نگهداری گواهینامه خود ادامه دهید.

ممکن است لازم باشد دامنه کاربرد صدور گواهینامه در طول چرخه صدور گواهینامه (دوره ۳ ساله) تغییر کند. در صورت تغییر دامنه کاربرد، فرآیند از بخش دوم با بررسی مستندات (در صورت نیاز) شروع می شود و روند عادی در بخش چهارم با ممیزی گواهینامه (تغییر دامنه) دنبال می شود.

ممیزی های دوره ای

هر گواهینامه صادر شده دارای یک دوره عمر سه ساله است. پس از صدور گواهینامه، ما یک برنامه ممیزی دوره ای برای ممیزی های منظم در دوره سه ساله ایجاد خواهیم کرد. این ممیزی ها انطباق مداوم شرکت شما با الزامات مشخص شده استاندارد را تایید می کند و در عین حال عملکرد شما را در حوزه های تمرکز ارزیابی می کند. حداقل یک ممیزی دوره ای در سال مورد نیاز است.

ممیزی صدور مجدد گواهینامه

پس از پایان سه سال، گواهینامه شما از طریق ممیزی صدور مجدد گواهینامه تمدید خواهد شد.

مراحل تعلیق و ابطال گواهینامه

تعلیق: بی اعتبار شدن گواهینامه برای مدت محدود.

ابطال: بی اعتباری دائم یک گواهینامه.

شروع فرایند تعلیق یا ابطال

در مواردی که ممکن است KQR فرایند تعلیق را آغاز کند:

۱. سیستم های مدیریتی که گواهی شده اند به طور مداوم و جدی در برآورده کردن الزامات استاندارد شکست خورده اند، به عنوان مثال:

• عدم پاسخگویی کافی برای شناسایی عدم انطباق(های) شناسایی شده
• سیستم مدیریت سازمان، فرآیندهای فعلی (یا به روز) را نمایندگی نمی کند، به عنوان مثال بروز تغییرات گسترده در سازمان، تغییر مالکیت، و غیره
• بخش عمده ای از سیستم مدیریت اجرا نشده است

۲. جلوگیری از اجرای ممیزی های مراقبتی و ممیزی های صدور مجدد

۳. نقض شرایط قرارداد امضا شده، به عنوان مثال:

• عدم پرداخت هزینه ها
• استفاده نادرست از علامت گواهینامه

۴. مشتری به طور داوطلبانه درخواست تعلیق موقت دهد

۵. مدارک دریافت شده از مراجع صلاحیت دار که می تواند وضعیت گواهینامه را تحت تاثیر قرار دهد، به عنوان مثال:

• شواهدی مبنی بر عدم انطباق با الزامات قانونی مربوط به سیستم مدیریت گواهی شده
• شواهدی از غیرموثر بودن سیستم مدیریتی در صورت بروز حوادث.

مدیریت و پرسنل دارای صلاحیت KQR که گواهی را صادر کرده اند، بر اساس بررسی شواهد، در مورد اقدامی که باید انجام شود، تصمیم گیری خواهند کرد. در صورت تصمیم گیری برای تعلیق، روند زیر باید دنبال شود.

تعلیق یک گواهینامه معمولاً به عنوان اولین گام است و در صورت عدم رفع مشکل در زمان معین، گواهینامه ابطال می شود. بسته به جدیت پرونده، KQR ممکن است تصمیم به لغو مستقیم گواهی بگیرد.

در مواردی که مشکل سیستم مدیریت مربوط به بخش خاصی از سازمان، محصولات خاص و غیره باشد، KQR ممکن است کاهش دامنه صدور گواهینامه را به عنوان جایگزینی برای تعلیق در نظر بگیرد. KQR همچنین ممکن است انتخاب کند که فقط به مشتری هشدار دهد که تعلیق در حال بررسی است.

تعلیق

تصمیم به تعلیق گواهی باید توسط یک نامه رسمی به مشتری ابلاغ شود. نامه باید شامل:

• بیانیه ای در مورد تصمیم به تعلیق گواهی شامل شرح وضعیت، استدلال و ارجاع به شواهد عینی.
• حق پاسخگویی و اعتراض به تصمیم گرفته شده وجود دارد. معمولاً یک فرصت ۱۰ روزه برای پاسخ و تجدیدنظر داده می شود. درخواست تجدید نظر ممکن است از طریق فرایند رسیدگی به شکایت تسلیم شود.
• تاریخ شروع تعلیق به طور معمول از تاریخ دریافت نامه است.
• شرایط و سررسید اقدامات مورد نیاز برای لغو تعلیق و عواقب عدم انجام اقدامات مناسب.
• ابزار پیگیری که توسط KQR برای تأیید برآورده شدن شرایط مورد استفاده قرار می گیرد و اطمینان از اجرا شدن اقدامات اصلاحی مورد نیاز.
• بیانیه ای مبنی بر اینکه گواهی در زمان تعلیق نامعتبر است و استفاده از کلیه موارد تبلیغاتی و ارجاع به گواهینامه در زمان تعلیق ممنوع است.
• بیانیه ای مبنی بر اینکه هم مشتری و هم KQR باید به همه درخواست کنندگان اطلاع دهند که گواهی به حالت تعلیق درآمده است.

گواهینامه نباید بیش از ۶ ماه معلق شود.

پیگیری

KQR بررسی خواهد کرد که آیا شرایط رفع تعلیق برآورده شده و اقدامات اصلاحی درخواستی اجرا شده است.

بسته به این تأیید، KQR یکی از دو اقدام زیر را انجام خواهد داد:

• اعلام نتیجه مثبت، لغو تعلیق و اعلام تداوم اعتبارگواهینامه.
• اعلام نتیجه منفی به دلیل عدم حل مسائلی که منجر به تعلیق شده است. این وضعیت معمولاً منجر به ابطال دائمی گواهی می شود (به قسمت ابطال مراجعه کنید).

در هر صورت مشتری نامه ای مبنی بر اعلام نتیجه دریافت خواهد کرد.

ابطال

فرایند ابطال گواهینامه در صورتی آغاز می شود که:

• مشتری شرایط تعلیق را ندارد.
• تعلیق به عنوان اقدام کافی در نظر گرفته نمی شود.

تصمیم برای باطل کردن گواهی باید به طور رسمی به مشتری ابلاغ شود که شامل موارد زیر است:

• عدم استفاده از علامت گواهی و هرگونه اشاره به گواهینامه،
• بازگرداندن اصل و کپی گواهینامه (ها) به KQR

مشتری حق درخواست تجدید نظر دارد. این خواسته می تواند از طریق فرایند رسیدگی به شکایت تسلیم شود.

مشتریانی که برای سازمان خود گواهینامه دریافت نموده اند مجاز به استفاده از دو نوع آرم تایید شده می باشند:

• آرم ویژه سیستم مدیریت مربوطه
•  آرم ویژه سیستم مدیریت مربوطه به همراه علامت مرکز ملی تایید صلاحیت ایران

* لطفا از آرم مرکز ملی تایید صلاحیت ایران NACI بر روی محصول خود، بسته بندی آن، نتایج آزمون یا کالیبراسیون استفاده نکنید.

علامت سیستم مدیریت را می توانید بر روی لوازم تبلیغاتی که در دامنه ممیزی قرار داشته است استفاده نمایید.

آرم های مربوطه در زمان کاربرد باید مطابق یکی از نمونه های زیر مورد استفاده قرار گیرد.

نکته: رنگ آرم ها بسته به ویرایش استاندارد ممکن است بر روی صفحه نمایش متفاوت باشد. رنگ برگزیده جهت استفاده از آرم KQR  به شرح زیر است :

آرم  KQR :

سبز RGB : 57, 181, 74

قرمز RGB : 214, 25, 32

نوع فونت:

TIMES NEW ROMAN BOLD

تذکر مهم: مشتری دریافت کننده یکی از گواهینامه های سیستم های مدیریت اجازه استفاده از علامت IAF به هر شکل و رنگ را ندارد و در صورت مشاهده مطابق قرارداد عمل خواهد شد و احتمال لغو گواهینامه وجود دارد.

شکایات

شکایت یک ابزار نارضایتی است که به KQR ارسال می شود و معمولاً به نحوه مدیریت و ارائه خدمات یا عملکرد یک دارنده گواهینامه KQR مربوط می شود. شکایات می تواند توسط هر ذینفعی در فرآیند صدور گواهینامه مطرح شود –این شکایات می تواند شامل مشتریان فعلی ما، صاحبان طرح، نهادهای نظارتی و اشخاص ثالث (به عنوان مثال مشتری تایید شده ما) باشد.

شکایت را می توان با تکمیل این فرم ثبت کرد. فرآیند رسیدگی به شرح زیر است:

• شکایت دریافت شده توسط واحد مربوطه در داخل KQR  ثبت خواهد شد.
• فردی مسئول رسیدگی به شکایت منصوب خواهد شد و به مدیر مربوطه اطلاع داده خواهد شد.
• پاسخ اولیه مبنی بر تأیید دریافت شکایت برای شاکی ارسال خواهد شد.
• پس از تایید، شکایت مورد تجزیه و تحلیل قرار خواهد گرفت و هرگونه اصلاح و اقدام اصلاحی مورد نیاز اجرا خواهد شد.
• پاسخ مکتوب نتیجه فرآیند رسیدگی به شکایت و تصمیم KQR که توسط فردی که پیش از آن در موضوع شکایت دخیل نبوده، گرفته شده یا بررسی و تأیید شده است، برای شاکی ارسال خواهد شد.

اگر شکایت شما مستقیما مربوط به سازمانی است که ازKQR  گواهینامه دارد، ابتدا باید آن را مستقیماً با سازمان مطرح کنید و پیش از تماس با KQR به آنها فرصت پاسخگویی بدهید.

محرمانه بودن

شکایات مربوط به عملکرد یکی از مشتریان ما معمولاً برای بررسی و پاسخ به مشتری ارسال می شود. تمام شکایات دیگر محرمانه می ماند مگر اینکه با شاکی توافق شود.

تجدید نظر

زمانی می توان درخواست تجدید نظر را مطرح کرد که یک ذینفع تصمیمی را که توسط KQR در رابطه با یک گواهینامه گرفته شده است را نپذیرد.

درخواست تجدید نظر را می توان با تکمیل این فرم ثبت کرد. فرآیند رسیدگی به شرح زیر است:

• درخواست تجدیدنظر دریافت شده توسط واحد مربوطه در KQR ثبت خواهد شد.
• فردی مسئول رسیدگی به درخواست تجدیدنظر منصوب خواهد شد و به مدیر مربوطه اطلاع داده خواهد شد.
• پاسخ اولیه مبنی بر تأیید دریافت درخواست تجدیدنظر به درخواست کننده ارسال خواهد شد.
• پس از تایید، درخواست تجدید نظر تجزیه و تحلیل خواهد شد و هر گونه اصلاحات و اقدامات اصلاحی مورد نیاز اجرا خواهد شد.
• پاسخ مکتوب نتیجه فرآیند درخواست تجدیدنظر و تصمیم KQR که توسط فردی که پیش از آن در موضوع درخواست تجدیدنظر دخیل نبوده، گرفته شده یا بررسی و تأیید شده است، برای درخواست کننده ارسال خواهد شد.