گسترش جهانی ویروس کرونا (COVID-19) بر فعالیت های صدور گواهینامه از طریق ایجاد محدودیت در سفر، فاصله گذاری اجتماعی و محدودیت های پزشکی تأثیر می گذارد. با پیروی از دستورالعمل های IAF و خط‌مشی‌های مرکز ملی تایید صلاحیت ایران (NACI)، KQR تشخیص می‌دهد که COVID-19 در سراسر جهان تأثیر گذار است. و ممیزان احتمالاً باید از تکنیک‌های ممیزی از راه دور برای ارزیابی تداوم انطباق بسیاری از مشتریان تأیید شده استفاده کنند.
علاوه بر این، KQR تشخیص می دهد که ممیزی از راه دور در هر شرایطی مناسب یا ممکن نخواهد بود. و ابزارهای دیگری برای ارزیابی یکپارچگی گواهینامه مورد نیاز خواهد بود. همچنین مشخص شده است که شرایطی وجود خواهد داشت که ارزیابی مؤثر تداوم انطباق با استاندارد ممکن یا مناسب نیست. و ممکن است رویکردهای جایگزین قابل اجرا نباشند. در برخی شرایط ممکن است بهترین کار این باشد که ممیزی‌ها را تا زمانی که بتوانند به طور ایمن در محل انجام شوند به تعویق بیندازیم.
- آیا سازمان قادر به عملکرد عادی خود است؟
- در شرایط فعلی تا چه اندازه فرآیندها یا خدمات اجرا می شوند؟
- عملکرد سیستم مدیریت تا چه حد تحت تاثیر قرار گرفته است؟
- آیا سازمان قادر به ارسال محصولات یا انجام خدمات تعریف شده در دامنه کاربرد فعلی گواهینامه است؟
- فعالیت‌های سازمان چگونه مدیریت می‌شوند؟ (به عنوان مثال مدیریت ایمنی در سایت)
- آیا کارکنان می توانند از خانه یا مکان های دیگر کارهای خود را انجام دهند؟
- انجام بازدید در محل چه خطری دارد؟
- آیا می توان بخشی از ممیزی را در محل انجام داد؟
- برنامه ریزی برای ارزیابی از راه دور
- به تعویق انداختن ارزیابی
- تعلیق و لغو گواهینامه
ممیزی از راه دور یکی از گزینه هایی است که در شرایط غیرعادی مانند COVID-19 مورد استفاده قرار می گیرد.
۱. ممیزی های اولیه و تایید مجدد
ما سعی می کنیم از انجام ممیزی از راه دور برای ممیزی های صدور گواهینامه و تأیید مجدد اجتناب کنیم. با این حال، اگر تعویق زمان ارزیابی ممکن نباشد و ممیزی باید در زمان مقرر انجام شود، می توان ممیزی را از راه دور انجام داد. ما برنامه ریزی و اجرای ممیزی را مستند می کنیم و نشان می دهیم که چگونه از یکپارچگی نتیجه محافظت کرده ایم.
۲. ممیزی های مراقبتی سالیانه
ممیزی های سالیانه ممکن است با تکنیک های ارزیابی از راه دور انجام شوند.
۳. تأیید اقدامات اصلاحی
در صورتی که بتوان از اثربخشی رویه ها اطمینان حاصل کرد، ممیزان ما ممکن است از راه دور تأیید و بستن موارد عدم انطباق را انجام دهند.
در مواردی که یک عدم انطباق نمی تواند به طور موثر توسط تکنیک های ممیزی از راه دور ارزیابی شود، باید خطرات مربوط به صدور گواهینامه را ارزیابی کنیم و بر اساس آن عمل کنیم. که در اینصورت ممکن است منجر به تشدید عدم انطباق تا تعلیق گواهینامه یا افزایش زمان برای ارزیابی عدم انطباق شود.
ما برای اطمینان از اینکه سطح فعالیت ممیزی با اطمینان به وضعیت گواهینامه سازمان رسیدگی می کند، دستورالعملی برای ممیزی از راه دور ایجاد کرده ایم. KQR-I03 (دستورالعمل استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات برای ممیزی)
یک برنامه ممیزی باید به وضوح نحوه استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات را در ارزیابی، میزان استفاده از آن را در بهبود اثربخشی و کارایی ممیزی، و در عین حال حفظ یکپارچگی فرایند، مشخص کند.
سند IAF MD4 ممیز را ملزم به رعایت دو موضوع می کند:
- امنیت اطلاعات و محرمانه بودن درباره اسنادی که بصورت الکترونیکی ارسال شده اند، و
- توافق با ممیزی شونده در مورد استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات و مقررات مربوطه در مورد امنیت اطلاعات، حفاظت از داده ها و هرگونه مقررات قابل کاربرد.
اگر امکان انجام ارزیابی از راه دور وجود ندارد (مثلاً کسب و کار به طور موقت تعطیل شده است، پرسنل کلیدی در دسترس نیستند، و غیره) یکی از حالت های زیر با در نظر گرفتن محدودیت ها اتفاق می افتد:
الف) اولین برنامه مراقبتی
به طور معمول، اولین ممیزی مراقبتی پس از صدور گواهینامه اولیه باید ظرف ۱۲ ماه از آخرین روز ممیزی مرحله دوم اجرا شود (ISO/IEC 17021-1:2015, 9.1.3.3). با این حال، مشروط بر اینکه شواهد کافی وجود داشته باشد، ممکن است اولین مراقبتی برای مدتی که معمولاً بیش از ۶ ماه نیست به تعویق بیافتد (۱۸ ماه از تاریخ صدور گواهی اولیه) ولی بعد از آن مشخص نیست گواهی باید به حالت تعلیق درآید یا دامنه کاربرد آن کاهش یابد.
ب) برنامه های مراقبتی بعدی
اگر سازمانی مجبور باشد برای مدت زمان محدودی (کمتر از ۶ ماه) به طور کامل تعطیل شود، منطقی است که KQR ممیزی را که قرار بود در حین تعطیلی انجام شود، به تعویق بیندازد تا زمانی که سازمان فعالیت خود را از سر بگیرد. سازمان باید هنگام از سرگیری فعالیت به KQR اطلاع دهد تا ممیزان بتوانند به سرعت ممیزی را انجام دهند.
ج) ممیزی های صدور مجدد
ممیزی صدور مجدد گواهینامه باید بطور کامل انجام شود و تصمیم گیری برای صدور مجدد قبل از تاریخ انقضا گرفته شود (ISO/IEC 17021-1:2015, 9.1.3.2). با این حال، مشروط بر اینکه شواهد کافی وجود داشته باشد، ممکن است تمدید گواهینامه برای مدتی که معمولاً بیش از ۶ ماه از تاریخ انقضای اولیه نباشد، در نظر گرفته شود.
صدور مجدد گواهینامه باید در این مهلت داده شده انجام شود. در غیر این صورت ممیزی اولیه (مرحله اول و دوم) باید انجام شود. انقضای گواهینامه تمدید شده باید با رعایت دوره های سه ساله که از تاریخ اولین گواهینامه صادر شده شروع شده است، باشد.
اگر امکان برقراری تماس با سازمان وجود نداشته باشد، یا سازمان گواهی شده تاریخ ارزیابی را اعلام نکند، KQR فرآیندها و رویه‌های عادی را برای تعلیق و لغو گواهینامه دنبال خواهد کرد.